Een gevoel van thuis…

Toen ik 4 jaar geleden als zelfstandige binnen de evenementenbranche startte, had ik nog geen flauw benul van wie, wat en waar. Daarvoor had ik eigenlijk altijd in mijn veilige corporate bubbel gezeten. Denkend dat deze wereld zoals ik haar van binnen kende ook daarbuiten was.  De processen en de structuur was ineens verdwenen.

Ietwat naïef, maar zeker ambitieus en doelgericht, stapte ik de “vrije” wereld van evenementen binnen. Ineens kon alles veel sneller en echt op de specifieke vraag worden afgestemd, in plaats van te kijken of het binnen de processen mogelijk was.

Locatiebezoeken, LinkedIn en netwerkborrels hebben allemaal bijgedragen aan het uitbreiden van mijn netwerk. Maar welke k ook bezocht, geen enkele kon mij langer dan 2 bezoeken boeien. En voor diegene die mij interessant leken, kwam ik als ZZP-er niet in aanmerking. 

Marjolein Blok wees mij op MPI Nederland. Ik had haar tijdens één van de locatiebezoeken leren kennen.  Na afloop kreeg ik een berichtje “Zou MPI niet wat voor jou zijn, Sonja?!”. 

Op 27 januari liep ik Hotel Arena binnen voor mijn eerste kennismaking met MPI. Het corporate gevoel, wat ik eerst zo snel mogelijk van mij af wilde schudden bij de start van mijn bedrijf, kwam in positieve zin weer terug. Het niveau van de inhoud, de mensen die je ongeacht je titel respecteren. Hier word  je gezien als gelijke en hoef je geen sales praatje te houden. Het gaat namelijk om het op- en uitbouwen van relaties en dat doe je door jezelf te zijn en niet door je titel en capaciteiten te verkondigen. 

Dat was begin 2020, toen kwam Corona. Het lidmaatschap had ik even uitgesteld, want iedere stuiver was voor mij belangrijk. Dat ik tijdens deze ene bijeenkomst Noortje heb leren kennen, was al een winst, omdat ik kort daarna met haar bij een potentiële opdrachtgever een MarCom en eventplan kon presenteren. Mijn geregelde contact met zowel Noortje als Marjolein zorgde ervoor dat ik nu sinds een maand lid ben geworden van MPI en dat ik daarnaast ook onderdeel ben van de events commissie van MPI.

Het eerste event is een feit, want samen met VP Events – Tim Rosman, heb ik op 14 december het laatste MPI event van 2020 mogen organiseren en regisseren. Binnen 3 weken hebben we van een concept tot aan een daadwerkelijk event, alles op poten gezet. Tijdens de voorbereidingen hebben we altijd de focus op  het programma gehouden, dat mocht ondanks de strakke deadline niet ondersneeuwen. De sprekers die we hebben weten te krijgen voor dit programma, dat hebben we te danken aan een goed netwerk. Dat is het mooie van een vereniging, ieder lid heeft zijn eigen netwerken vult elkaar hiermee aan.

Dit event zal ik niet snel vergeten! We gingen om 12:50 uur geheel volgens planning live. Een paar minuten later sloeg tot onze grote schrik de stream eruit. En hoe gek het ook klinkt. We waren blij dat het een hier om een wereldwijde storing ging. Iets waar je op dat moment niets aan kon doen. Na kort overleg hebben we snel de keuze gemaakt door de keynote alvast op te nemen, vanwege zijn beperkte beschikbaarheid die dag. Een goede keuze, waarbij we ook echt wat hebben gevraagd van de technici. Zij hebben ter plekke de video ge-edit en klaargezet zodat we zodra de technische storing was verholpen direct live konden gaan. Het programma begon uiteindelijk 5 kwartier later. Houd dan je kijkers maar eens vast!

En dat stuk, dat maakt het ook dat MPI erboven uitsteekt (hoe objectief of subjectief je het ook vindt klinken). De MarCom commissie stond direct klaar met een aangepaste mailing naar de deelnemers. We zagen mensen weggaan, maar ook om 14.15 weer terugkeren.

De ontlading na afloop van het event was groot. We hadden het maar even gefikst met zijn allen! Als event organiser, locatie, AV/techniek, moderator, je kunt het niet alleen. Je hebt elkaar altijd nodig. En juist die samenwerking met professionals is voor mij de kracht van MPI. 

Bij ieder evenement, bij iedere opdracht leer ik weer bij en natuurlijk ook bij deze. Mijn belangrijkste lessen van dit evenement waren voor mij:
- Zorg dat je een mailing klaar hebt staan als de livestream uitvalt
- Zorg dat je een Plan B hebt, bij beperkte inzetbaarheid van je spreker
- Zorg voor meerdere titels (lower thirds) als 1 persoon, meerdere rollen kan aannemen. Zo hebben we voor Tim Rosman een 2^e naamtitel snel aan moeten maken omdat hij op het laatst nog aanschoof als VP Events MPI Nederland, om te vertellen over wat er tijdens de storing achter de schermen gebeurde.

Voor mij is 2020 een jaar geweest van veerkracht, creativiteit en vernieuwing. In 2021 neem ik die ervaring mee en sta vanaf vandaag weer te springen om volop aan het werk zijn. Wat ik geleerd heb bij de organisatie van online events is dat zodra het licht uit is, gaat er weer één aan voor het volgende online event.

Een heel mooi, creatief en succesvol 2021 toegewenst.