1§ Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Meeting Professionals International MPI Suomi-Finland ry. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.
2§ Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on luoda jäsenilleen edellytykset oman alansa ammatilliseen tietojen ja taitojen kehittämiseen ja ylläpitämiseen sekä kokemusten vaihtoon muiden kokousalan ammattilaisten kanssa. Yhdistyksen päämääränä on kokous- ja tapahtuma-alan osaamisen ja yleisen arvostuksen kohottaminen.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää kokouksia, erilaisia koulutus- ja keskustelutilaisuuksia sekä tutustumiskäyntejä alan organisaatioihin. Yhdistys tiedottaa jäsenilleen Meeting Professionals Internationalin kansainvälisistä tapahtumamahdollisuuksista sekä yhdistyksen tutkimustuloksista.
3 § Jäsenyysehdot
Yhdistyksen jäseniksi voivat liittyä Meeting Professionals International European jäsenmaksun suorittaneet henkilöt, jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
4 § Jäsenmaksut
Jäsenmaksun suuruus päätetään yhdistyksen kevätkokouksessa.
5 § Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu kevätkokouksessa valitut vähintään neljä ja enintään kaksitoista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kaksi jäsentä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.
Kutsu hallituksen kokoukseen on toimitettava vähintään viikkoa ennen kokousta. Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa.
6 § Toiminnantarkastaja
Yhdistyksellä on yksi varsinainen toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja. Toiminnantarkastajan toimikausi on yksi vuosi.
7 § Yhdistyksen toimikausi
Yhdistyksen tili- ja toimikausi on 1.7 - 30.6. Tilit ja ehdotus kertomukseksi edellisen vuoden toiminnasta on annettava elokuun viimeiseen päivään mennessä toiminnantarkastajille, joiden tulee toimittaa tarkastus ja antaa yhdistyksen tarkastuskertomus syyskuun loppuun mennessä.
8 § Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksellä on kaksi varsinaista vuosittaista kokousta. Kevätkokous pidetään viimeistään huhtikuussa, syyskokous pidetään viimeistään lokakuussa hallituksen määräämänä päivänä. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.
9 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Kutsu yhdistyksen kokouksiin lähetetään kirjallisesti tai sähköpostitse niille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet yhdistykselle sähköpostiosoitteensa, vähintään seitsemän päivää ennen kokousta. Hallitus vastaa yhdistyksen kokousten koollekutsumisesta.
10 § Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä jäsenmaksun periminen seuraavalle toimikaudelle
6. Vahvistetaan hallituksen jäsenten lukumäärä
7. Määrätään hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajien palkkiot
8. Valitaan hallituksen jäsenet
9. Valitaan yksi varsinainen toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja
10. Käsitellään muut hallituksen esittämät sekä yhdistyksen jäsenten ehdottomat asiat, jotka on mainittu kokouskutsussa.
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta.
7. Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
8. Käsitellään muut hallituksen esittämät sekä yhdistyksen jäsenten ehdottomat asiat, jotka on mainittu kokouskutsussa.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, kuitenkin 14 vrk ennen kokouksen ajankohtaa, jotta asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Yhdistyksen jäsenet kutsutaan ylimääräiseen kokoukseen, milloin yhdistyksen kokous niin päättää tai milloin hallitus katsoo sen tarpeelliseksi ja vähintään kymmenesosa (1/10) äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti sitä tietyn asian käsittelyä varten pyytää.
11 § Nimen kirjoittaminen
Hallituksen puheenjohtajalla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi. Hallitus voi määrätä yhden tai useamman toimihenkilön yksin kirjoittamaan yhdistyksen nimen.
12 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa sen varat on luovutettava purkamisesta päättävän yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti sääntöjen 2 §:ssä mainittua tarkoitusta parhaiten vastaavaan toimintaan. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
MPI Finlandin uudet säännöt on hyväksytty yhdistyksen syyskokouksessa 17.9.2015. Yhdistyksen uudet säännöt on hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa 30.8.2016.