4 succesfactoren voor een effectief congres

Waren alle congressen en events die je ooit georganiseerd of gefaciliteerd hebt geslaagd? Neem eens de meest succesvolle in gedachten en het kan bijna niet anders dan dat ze aan 4 kritische factoren voor succes voldeden.

Welke analyse we ook maakten in de meer dan 20 jaar dat we ons bezighouden met de effectiviteit van congressen, het zijn telkens deze 4 belangrijke factoren die samengebracht worden in het DNA van een succesvol congres:

1. De juiste redenen

De allerbelangrijkste factor wordt gevormd door de redenen waarom je een event gaat organiseren. ‘Omdat we het elk jaar doen’ horen we nog regelmatig, maar kwalificeert zich zeker niet als ‘juiste’. Al is het maar omdat de wereld verandert en je dus elke keer weer af moet vragen of dat ook effect heeft op jouw organisatie en dus ook jouw event.

In een eerdere column ‘Een event staat of valt met heldere doelen!‘ ging ik al dieper in op het belang van heldere doelstellingen en welke vragen je daarbij kunt stellen.

Als je niet haarscherp kunt vertellen waarom een event de juiste vorm is om je doelen te realiseren, moet je je afvragen of je wel aan het event moet beginnen. Of ga op z’n minst terug naar de tekentafel om zaken aan te scherpen en nog eens goed naast alternatieven te leggen.

1. De juiste mensen

Wat je verder ook doet met je evenement, hoe geweldig het ook opgezet en georganiseerd is en hoe relevant en aansprekend de content ook mag zijn, als je niet de juiste mensen weet te trekken naar je event, is het allemaal voor niets geweest.

Denk maar eens in: als je event gericht is op concrete business doen en contracten afsluiten, dan moeten de deelnemers wel beslissingsbevoegdheid hebben om die deals ter plekke te kunnen maken.

Of wat als je interactie tussen bijvoorbeeld verplegenden en medisch wil bereiken om gezamenlijk een probleem op te lossen? Dan moeten beide groepen wel in goede verhouding vertegenwoordigd zijn.

Kijk er dus heel goed naar in de marketing van je congres of je je echt op de juiste groepen richt, monitor registraties en stuur tijdig bij als dat nodig is.

1. De juiste boodschap

Vervolgens komt het er op aan om ook de juiste ‘boodschap’ te zenden. Is er een goede samenhang tussen doelstellingen, onderwerpen, inhoud van de content én de manier waarop het gebracht wordt? En wordt dat ook ondersteund door de sfeer en de logistieke opzet?

Komen ‘van elkaar leren’, ‘nieuwe contacten opdoen’ en ‘de diepte in gaan’ in jouw doelstellingen voor, zien deelnemers dit dan ook terug in het event? Is er voldoende gelegenheid om (al dan niet gefaciliteerd) te netwerken? Zijn er programma onderdelen en formats waar men echt gezamenlijk aan onderwerpen kan werken en kennis kan delen? En als je bijvoorbeeld overheid en burgers of directie en medewerkers dichter bij elkaar wil brengen, is de boodschap van de sprekers dan ook in lijn daarmee, of propageren ze juist stellingname en roepen ze op tot burgerlijke ongehoorzaamheid?

Een boodschap over ‘duurzaam en gezond’ kan ontkracht worden als het cateringassortiment een geheel ander signaal uitdraagt, met een overdaad aan ongezonde snacks en overduidelijk van ver ingevlogen exotische producten.

1. De juiste acties & resultaat

Deze laatste factor zegt alles over het realiseren van de gestelde doelen. Je hebt je event georganiseerd omdat je iets wil bereiken. Of deelnemers nu positiever over je organisatie gaan praten, collega’s vaker gaan raadplegen, producten of diensten gaan afnemen of opgedane kennis en geleerde vaardigheden gaan toepassen, je wil dat ze in beweging komen (iets anders gaan doen dan dat ze voor je event al deden).!

En daar zit het risico. Vaak wordt het aan de deelnemers zelf overgelaten om ‘de vertaalslag’ te maken, of is er überhaupt geen duidelijke ‘call to action’.

In het design van je evenement kun je al veel zaken inbouwen, die de deelnemer een duwtje in de juiste richting geven. Zo helpen concrete samenvattingen door de dagvoorzitter, reflectiemomenten, formats waarin deelnemers samen de content projecteren op hun eigen situatie. Of is het simpelweg een concrete inschrijfmogelijkheden of afspraken maken al tijdens het event.

En benut follow-up momenten om deelnemers te blijven informeren en stimuleren om tot actie over te gaan.

Uiteindelijk gaat het om resultaat, dus welke actie je ook beoogt, zorg dat je afgesproken hebt hoe je succes in kaart gaat brengen. Dat zal niet altijd zo makkelijk zijn als ‘het aantal orders in de eerste week na het event’. Bespreek wat wel een haalbare indicator is (bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen voor de nieuwsbrief) en welke ‘ruis’ daarbij acceptabel is (er kunnen ook nog andere oorzaken zijn die tot nieuwsbriefinschrijvingen leiden).

Wil je weten hoe je jouw events effectiever maakt, door goed en slim invulling te geven aan de 4 kritische succesfactoren? Dan heeft de MPI Nederland Academy op 15 juni 2018 voor jou dé training op de agenda staan: Effectieve(re) Congressen & Events organiseren.