De eerste keer van Sven Boelhouwer

Net terug uit Oekraïne na de eerste keer keynote op een groot podium. 1500 Event professionals die alles willen weten over #EMEC19. Gekke ervaring. Bij het begin van de presentatie loopt een kwart van de zaal weg. Wat te doen? Gewoon doorgaan en focussen op hen die wel blijven. Dan blijkt dat die anderen snel een koptelefoon voor de vertaling gaan halen. Geruisloos gaan ze weer zitten. Toch wel fijn. 

Reacties tijdens de presentatie blijven uit. Begrijpen zij het wel? Of is het toch niet boeiend? Dat laatste blijkt mee te vallen, gewoon een cultureel verschilletje. Als iemand spreekt, houd je je mond. Hoe anders is dat na afloop? Als een popster word ik aangeklampt. Iedereen wil met me op de foto, zakelijk advies, radio- en tv interviews. In de nachtclub waar we om 8 uur binnen komen voor een hapje eten staat de VIP tafel al klaar. “Please take everything you need, you’re my special guest”. Voor alles is een eerste keer.

Maar hoe nuchter ook, enigszins high van de absurde ervaring land ik op Schiphol. Geen mondkapje of thermometer te zien. Business as usual; koffer oppikken en doorlopen. Dat was in Milaan wel anders, zo vertelde een van de Italiaanse deelnemers. Iedereen die daar landt wordt gescreend. Niemand kan zomaar door. Krap 24 uur na haar verhaal, blijken de eerste Corona-gevallen daar een feit. Het hamsteren begint en de regio gaat op slot.

En hier? Niets. Althans zo lijkt het. Bij mij dient het volgende project in Berlijn zich aan. Sinds januari zijn protocollen opgesteld en partners geïnformeerd. Al het glas- en aardewerk is vervangen voor disposables en liters desinfecterende gel en sprays zijn ingekocht. Maar de afgelopen dagen groeit toch onrust. De ITB komt snel dichterbij. Met zo’n 10.000 exposanten en 150.000 bezoekers de grootste beurs in zijn soort. 

De timeline

Maandag is er volgens de organisatie niets aan de hand. Alles gaat door. Een belangrijk gezondheidsinstituut geeft nog altijd groen licht. Overheden jubelen over recordaantallen deelnemers. 

Dinsdag meldt de eerste deelnemer op het Holland paviljoen zich af. Zwakke gezondheid dus wil het risico niet lopen. Langzaam maar zeker wordt de Duitse media wakker. Is het wel verantwoord om zo’n groot event door te laten gaan? Zeker nu er ook in Duitsland Corona-gevallen zijn ontdekt. De organisatie is stellig in de communicatie. "Es findet statt".

Woensdag volgen twee anderen exposanten met een afmelding. Het beleid van hun organisatie is het internationale reizen te beperken. ITB wordt een no go.
Omdat ik zelf in Oekraïne met 4 Italianen ben opgetrokken bel ik de GGD. Er wordt redelijk nonchalant gereageerd. 'Was je handen vooral goed", is de boodschap.
Op social media begint wat gemopper. De ITB organisatie voert een belangrijke regel in: Elke bezoeker, exposant of leverancier vult een formulier in waarbij die aangeeft niet besmet te zijn. Papier is geduldig.

Donderdag volgt partner nummer vier. Vanuit goed werkgeverschap is het onverantwoord medewerkers naar het event te sturen. De eerste grote internationale exposanten besluiten weg te blijven. Ook belangrijke inkopers slaan deze editie over. Het gezondheidsinstituut verandert van mening. Het is niet verantwoord deze bijeenkomst door te laten gaan. De ITB organisatie geeft aan vrijdag met een crisisteam samen te komen. Dan volgt een beslissing. Een afweging wordt gemaakt tussen de economische gevolgen bij annulering en de mogelijke risico’s voor de volksgezondheid. Op social media ontstaan 2 kampen. 

Vrijdag bellen, mailen en appen veel partners en de vragen stapelen zich op:
Wat is wijsheid? Moet dit doorgaan? Hoe zit het juridisch, financieel, ethisch en qua aansprakelijkheid? Moeten we het bericht van de organisatie afwachten of is het beter zelf te annuleren?
Ondertussen blijft het stil vanuit de ITB organisatie waar het crisisteam bijeen zit. Einde ochtend komt het bericht dat er pas in de avond een beslissing volgt.
Keuzes moeten ondertussen gemaakt. Gaat het transport wel of niet rijden? Laten we de standbouwer al lossen? Vliegen we die kant al op? De onrust en onzekerheid groeit. Zwaard van Damocles. Op social media groeit in beide kampen de frustratie, met name over dat niemand weet waar ie aan toe is.

Vrijdagavond kwart voor acht. De staatstelevisie en de organisatie komen met de langverwachte beslissing. Nadat andere events, congressen en beurzen zijn gecanceld gaat ook de stekker uit de ITB. Eindelijke duidelijkheid. Onze communicatie aan de partners en leveranciers voor dit scenario staat klaar. Met 1 druk op de knop informeren we iedereen en worden websites en social mediakanalen gevuld. 

Het is vrijdagavond rond 22:00 uur. De rook kringelt nog uit de laptop en de telefoon. De keuze is gemaakt en de betrokken zijn geïnformeerd. De afhandeling van dit alles volgt de komende dagen en weken. Of het anders had gekund of gemoeten? Vast wel.
Maar niet alles gaat in een keer goed, zo’n eerste keer!