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Este año la empresa BCD Meetings & Events, una de las empresas líderes en la organizacion de eventos corporativos y reuniones a nivel global, presento su iforme ”What´s Trending 2023.”

A continucion te compartimos un resumen de estas tendencias que se visualizan en LATAM:

1.     Presupuestos y Creativaidad

- Ser creativo con soluciones a la medida para presupuestos ajustados y cómodos
-Actuar con rapidez en los contratos para conseguir lugares de primera calidad que ofrezcan un alto rendimiento de la inversión.
-Piense más cerca de su casa sin dejar de lado el factor sorpresa.

Covid ya no es el factor determinante, hoy existen también otros desafíos, como el aumento de los costos de abastecimiento y de viajes, la inflación, los problemas de la cadena de suministro, reducción del recurso humano, aumento de los requisitos de las reuniones, los problemas de pago y otros, obligan a los equipos de planificación a vigilar de cerca los presupuestos. Es difícil para cualquiera gestionar presupuesto hoy en día, pero especialmente para los organizadores de eventos.

·       La previsión del gasto en reuniones y eventos en 2022-23 es un reto si se utiliza 2019 como referencia, ya que los gastos han aumentado mucho en los últimos tres años y siguen haciéndolo. Por ejemplo, un evento que costaba 20.000 dólares en 2019 puede costar ahora 27.000 dólares.

·       Hoy en día se busca una reducción de costos a través de distintos factores; por ejemplo, los programas de incentivos, se celebran ahora cada vez más cerca de casa y se reducen en duración (tres o cuatro noches en lugar de cinco). Los vuelos más cortos significan programas más breves que pueden seguir siendo eficaces, pero que suponen un ahorro.

La situación presupuestaria en LATAM es un reflejo de la de las regiones del mundo, pero la complejidad añadida es que los plazos de entrega son cada vez más cortos. Esta región siempre ha sido conocida como un mercado de plazos cortos, pero hoy en día, las ventanas de reserva son aún más abreviadas, por lo que hoy más que nunca se busca la comprensión y el apoyo de la cadena de valor para contar con tiempos de entrega más eficaces y propuestas económicas más creativas y económicas.

Una ventaja para la región es que hoy en dia las empresas buscan destinos locales, lo que ha permitido la pronta recuperación a nivel local.

En el primer trimestre de 2023, esta región espera ver un aumento en los servicios creativos y de producción que se traduce en un aumento de las experiencias memorables para los asistentes, junto con más componentes de sostenibilidad.

2.     Reuniones estratégicas

- Revise los puntos fuertes y débiles de su actual programa de gestión estratégica de reuniones y actualícelo en consecuencia
- Apóyese en un socio comercial para mejorar el retorno de la inversión y obtener información basada en datos.
- Defender la estrategia de gestión de reuniones con información basada en resultados para aumentar la aceptación a nivel ejecutivo.

La pandemia subrayó el valor de desarrollar relaciones sólidas con aliados estratégicos que tengan estabilidad financiera y la experiencia necesaria llevar a cabo reuniones estratégicas y que aporten valores agregados a través de estas alianzas.

Hoy en día las reuniones organizadas por los grandes corporativos buscan obtener un ROI no solo económico, también esperan tener un mayor control y la visibilidad del gasto en reuniones y eventos, creando una necesidad en esta región de recopilación de datos, networking para la generación de una red de contactos más sólida.

3.     Conexión cara a cara

- Examine los tipos de reuniones y eventos de su programa para identificar oportunidades utilizando distintos formatos.
- Utilice la tecnología para amplificar su mensaje a diversas audiencias.
- Sea creativo con nuevas tácticas en su estrategia, encontrando un socio tecnológico con experiencia en eventos de alto nivel de contacto y producción.

Después de la pandemia, nadie cuestiona la necesidad de reunirse; sin embargo, el cómo está sobre la mesa de debate.

Los eventos híbridos adoptan ahora muchas formas diferentes, y los planificadores deben flexionar sus músculos creativos para definir qué aspecto tiene la conexión entre personas en los programas de reuniones de sus organizaciones.

El primer paso de los equipos de planificación para dar forma a los programas de reuniones del futuro es conocer a fondo de los tipos de reuniones que existen en su organización, junto con cada uno de los respectivos objetivos y audiencias.

“Híbrido” puede significar una docena de cosas diferentes hoy en día, pero, en el verdadero sentido, este tipo de evento es una experiencia que implica un subconjunto de personas en una sala y otro subconjunto que asiste virtualmente. Sin embargo para el mismo contenido Incluso con la tecnología más avanzada, es difícil reproducir una experiencia de evento que sea igualmente atractiva para las audiencias presenciales y virtuales. Los eventos de 2023 tendrán que seguir siendo más personalizados para los asistentes, y esto será posible gracias a un mejor seguimiento.

Las organizaciones de esta región necesitan volver a reunirse cara a cara, pero quieren hacerlo de forma diferente a como se reunían antes de la pandemia. A los planificadores se les pide que diseñen reuniones que sean cada vez más significativas, más creativas y más especiales, pero con plazos más cortos y presupuestos más reducidos. Estos detalles creativos están tomando la forma de nuevas variaciones en el diseño de contenidos y experiencias de creación de equipos, especialmente incorporando herramientas tecnológicas y elementos interactivos.

·       Si quieres conocer más sobre las tendencias en la Industria de Reuniones a nivel mundial, te compartimos el link del documento original donde se extrajo este resumen. https://bit.ly/3WjtSsH

Por: Esmeralda Perea